Spirit Kawanua News Portal Berita Terbaik di Sulawesi Utara Yang Menyajikan Beragam Berita Teraktual, Terpercaya dan Terbaru.
Telepon kantor masih menjadi alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Meskipun teknologi telah berkembang pesat dan muncul berbagai platform digital untuk berkomunikasi, telepon kantor tetap menjadi alat yang penting dalam melakukan bisnis secara langsung.
Bagi para pekerja, khususnya mereka yang baru masuk dunia kerja, menggunakan telepon kantor mungkin menjadi hal yang menakutkan. Namun, dengan beberapa tips dan trik sederhana, Anda dapat dengan mudah menggunakannya dan mengoptimalkan fungsinya.
1. Mengenal Tombol-tombol pada Telepon Kantor
Sebelum menggunakan telepon kantor, pastikan Anda memahami fungsi masing-masing tombol yang ada pada telepon tersebut. Biasanya, terdapat beberapa tombol penting seperti tombol “On/Off”, tombol “Redial”, tombol “Hold”, tombol “Transfer”, tombol “Conference”, dan tombol “Mute”.
Untuk membuat panggilan, cukup tekan tombol “On/Off” untuk menghidupkan telepon, lalu masukkan nomor telepon yang ingin Anda hubungi. Jika Anda ingin mengakhiri panggilan, cukup tekan tombol “On/Off” lagi.
Jika Anda ingin menghubungi nomor yang terakhir kali Anda hubungi, cukup tekan tombol “Redial”. Jika ingin menahan panggilan, tekan tombol “Hold”. Jika ingin mentransfer panggilan ke nomor lain, tekan tombol “Transfer”. Jika ingin melakukan konferensi dengan beberapa orang, tekan tombol “Conference”. Sedangkan, jika ingin mematikan suara saat panggilan, tekan tombol “Mute”.
2. Mengikuti Etika Berbicara di Telepon Kantor
Ketika berbicara di telepon kantor, ada beberapa etika yang perlu diikuti agar komunikasi berjalan lancar dan profesional. Pertama, jangan berbicara terlalu cepat atau terlalu lambat. Berbicaralah dengan tempo yang baik agar lawan bicara Anda dapat memahami dengan baik apa yang Anda sampaikan.
Kedua, jangan terlalu mengangkat suara. Berbicaralah dengan suara yang jelas dan tidak terlalu keras agar lawan bicara Anda tidak kesulitan mendengar apa yang Anda sampaikan.
Ketiga, gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu kasual atau tidak sopan, terlebih jika Anda berbicara dengan klien atau mitra bisnis.
3. Merekam Panggilan Penting
Ada kalanya Anda perlu merekam panggilan yang penting, misalnya saat berbicara dengan klien atau mitra bisnis. Hal ini penting agar Anda dapat merujuk kembali pada percakapan tersebut jika ada hal yang perlu dipertanyakan atau dibahas kembali di masa depan.
Untuk merekam panggilan, pastikan Anda meminta izin terlebih dah ulu pada lawan bicara Anda. Kemudian, tekan tombol “Record” pada telepon kantor. Setelah selesai, pastikan Anda menyimpan rekaman tersebut dengan aman dan hanya digunakan untuk kepentingan bisnis yang sah.
4. Menjaga Kerahasiaan Informasi Penting
Saat berbicara melalui telepon kantor, ada kalanya Anda perlu membicarakan informasi yang bersifat rahasia atau penting. Penting bagi Anda untuk memastikan bahwa informasi tersebut tidak akan bocor ke pihak yang tidak berkepentingan.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga kerahasiaan informasi, seperti menggunakan kode rahasia atau bahasa khusus saat berbicara, memastikan bahwa tidak ada orang lain yang mendengarkan percakapan, atau menggunakan fitur enkripsi pada telepon kantor.
5. Mengatur Jeda Antar Panggilan
Ada kalanya Anda harus menangguhkan atau memindahkan panggilan untuk melayani panggilan lain. Untuk mengatur jeda antar panggilan, cukup tekan tombol “Hold”. Kemudian, jika ingin kembali ke panggilan sebelumnya, tekan tombol “Resume”.
Jika ingin memindahkan panggilan ke orang lain, tekan tombol “Transfer” lalu masukkan nomor telepon yang ingin Anda hubungi. Setelah itu, tekan tombol “Transfer” lagi untuk mentransfer panggilan. Jika panggilan tidak dijawab oleh pihak yang Anda tuju, panggilan akan kembali ke Anda.
Menggunakan telepon kantor memang terkadang menjadi hal yang menakutkan, terutama bagi mereka yang baru masuk dunia kerja. Namun, dengan memahami tombol-tombol penting pada telepon kantor, mengikuti etika berbicara di telepon, merekam panggilan penting, menjaga kerahasiaan informasi penting, dan mengatur jeda antar panggilan, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan telepon kantor dan melakukan bisnis secara profesional.
Jangan lupa untuk selalu menjaga sopan santun dan menghormati lawan bicara Anda saat berbicara melalui telepon kantor. Dengan begitu, hubungan bisnis yang baik dapat terjalin dengan baik pula.
6. Menggunakan Fitur Konferensi
Saat Anda perlu mengadakan pertemuan dengan beberapa orang sekaligus, telepon kantor dapat menjadi solusi yang efektif. Fitur konferensi pada telepon kantor memungkinkan Anda untuk menghubungkan beberapa orang dalam satu panggilan.
Untuk menggunakan fitur konferensi, pertama-tama, hubungi orang pertama yang ingin Anda sertakan dalam konferensi. Setelah itu, tekan tombol “Conference” pada telepon kantor dan panggil orang kedua. Jika orang kedua telah terhubung, tekan tombol “Conference” lagi untuk menghubungkan semua orang dalam satu panggilan.
Saat melakukan konferensi, pastikan untuk memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk berbicara dan menghindari gangguan suara seperti bising atau gangguan teknis lainnya. Pastikan juga bahwa semua orang dalam konferensi memiliki nomor telepon yang sama dan diinformasikan sebelumnya mengenai jadwal dan topik pembicaraan.
7. Mematikan Suara atau Mengatur Volume
Ketika berbicara melalui telepon kantor, terkadang suara lingkungan sekitar dapat mengganggu konsentrasi Anda atau lawan bicara. Untuk menghindari gangguan tersebut, Anda dapat mematikan suara pada telepon kantor atau mengatur volume suara agar lebih rendah.
Untuk mematikan suara, tekan tombol “Mute” pada telepon kantor. Saat tombol ini ditekan, suara dari pihak Anda tidak akan terdengar oleh lawan bicara, tetapi Anda masih dapat mendengarkan suara lawan bicara. Untuk mengaktifkan kembali suara, tekan tombol “Mute” lagi.
Untuk mengatur volume suara, terdapat tombol “Volume” pada telepon kantor. Tombol ini dapat digunakan untuk meningkatkan atau menurunkan volume suara saat berbicara melalui telepon.
Kesimpulan
Telepon kantor merupakan salah satu alat komunikasi penting dalam dunia bisnis. Dengan memahami cara menggunakan fitur-fitur pada telepon kantor, seperti fitur konferensi, mematikan suara, dan mengatur volume, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan telepon kantor dan meningkatkan efisiensi kerja Anda.
Selain itu, jangan lupa untuk selalu mengikuti etika berbicara di telepon, menjaga kerahasiaan informasi penting, dan mengatur jeda antar panggilan. Dengan begitu, Anda dapat membangun hubungan bisnis yang baik dan profesional dengan rekan bisnis Anda.
